Comment planifier votre stratégie de déclaration de performance ESG

En 2015, alors que les preuves de changements climatiques s’accumulent, le monde entier s’est réuni pour signer l’Accord de Paris, un engagement vers la carboneutralité. Depuis, des gouvernements de partout sur la planète ont commencé à mettre en place des exigences en matière de déclaration de performance extra-financière – certaines aussi strictes que leurs contreparties financières – pour tenir les pays et les entreprises responsables de leurs émissions de carbone.

Il y a une dizaine d’années, nous venions de commencer à développer un logiciel de déclaration sur la durabilité. Nous n’aurions jamais pu imaginer que ce qui a commencé comme une solution dans le créneau des entreprises les plus progressistes deviendrait un jour un outil essentiel pour tout organisme responsable.

Dans la dernière année, nous avons reçu de plus en plus de questions de la part de sociétés qui veulent se lancer dans la production de rapports de responsabilité sociale d’entreprise (RSE), mais ne savent pas par où commencer. C’est pourquoi nous avons élaboré ce guide de démarrage rapide, qui se base sur nos apprentissages au fil des ans.

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Qu’est-ce qu’une déclaration de performance extra-financière?

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La déclaration de performance extra-financière, ou le rapport de développement durable, est un rapport sur la performance environnementale, sociale et de gouvernance (ESG) de l’entreprise.

Le processus qui mène à cette déclaration permet aux entreprises d’être transparentes et responsables envers les investisseurs, le public et les autres parties prenantes, mais il aide également à trouver des façons de mesurer leur incidence sur les gens et la planète afin de s’améliorer.

Comme la production d’un rapport de RSE comporte beaucoup d’éléments dynamiques, il faut se poser les bonnes questions avant de commencer afin d’éviter certains pièges courants.

Voici sept questions que vous devez vous poser lors de la planification de votre stratégie de gestion de données ESG et de rapports de RSE.

1. À qui s’adressent vos rapports et quels sont les indicateurs clés de performance qui les intéressent?

Il n’existe pas deux entreprises identiques et il en va de même pour leurs parties prenantes. Vos lecteurs comprennent les parties prenantes au sein de votre entreprise, comme :

• votre conseil d’administration
• votre personnel et les futures recrues

Ils peuvent également compter l’un ou plusieurs des groupes externes suivants :

• votre clientèle
• vos investisseurs
• vos fournisseurs et vos sous-traitants
• le public en général
• les collectivités avoisinantes
• les différents paliers de gouvernements
• les normalisateurs en matière de déclaration
• les agences de notation et de classement ESG
• les prêteurs
• les associations sectorielles

Comme chaque groupe a des besoins, des préoccupations et des intérêts très différents, il est important de savoir à qui s’adressent vos rapports et ce qui les intéresse afin de déterminer les enjeux et les indicateurs de performance ESG à y inclure. C’est ce qu’on appelle la détermination de la matérialité de votre entreprise.

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Qu’est-ce que la matérialité ESG et comment savoir quels sujets sont importants pour votre entreprise?

La matérialité est une combinaison de facteurs ESG qui présentent les risques et les occasions les plus grands pour la réussite de votre entreprise et qui sont les plus importants pour vos parties prenantes. L’outil SASB Materiality Finder est un bon point de départ pour trouver les points importants dans votre secteur.

Vous voudrez porter une attention particulière à votre double matérialité, qui tient compte non seulement des risques pour votre entreprise, mais aussi des effets négatifs potentiels sur les gens et la planète.

Le champion du développement durable que vous choisissez peut diriger le processus de détermination des paramètres que vos parties prenantes (conseil d’administration, organisme de normalisation…) veulent voir.

Les entreprises qui ne disposent pas d’une personne ayant de l’expérience en la matière font généralement appel à un consultant pour réaliser une évaluation rigoureuse de la matérialité. Les résultats de l’exercice vous permettront d’affiner les sujets sur lesquels vous concentrez.

La réalisation d’une évaluation de la matérialité, combinée aux conseils de la haute direction, peut également vous aider à établir des limites ou une portée au projet, c’est-à-dire déterminer quelles données prioriser dans votre premier rapport et les éléments qui peuvent être abordés plus tard.

Un spécialiste peut aussi vous aider à mettre en place des méthodes de calcul en lien avec des paramètres complexes et à multiples facettes, comme les émissions de gaz à effet de serre. Une fois la méthodologie établie, nos spécialistes peuvent vous aider à repérer les lacunes éventuelles et à adapter vos calculs sur notre plateforme infonuagique de production de rapports de développement durable.

2. Devriez-vous utiliser un cadre de déclaration de performance extra-financière?

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Les cadres de déclaration peuvent vous aider dans votre processus de collecte de données et de production de rapports en offrant une structure, des conseils et des indicateurs de performance précis, mais aussi une façon de comparer vos performances à celles d’entreprises semblables.

De nombreux facteurs influencent la sélection d’un cadre, notamment la complexité des questionnaires et la pertinence pour votre secteur.

Voici certains des cadres et des normes ESG les plus courants :

• Les normes du Global Reporting Initiative (GRI)
• Les normes du SASB
• Les questionnaires du Carbon Disclosure Project (CDP)
• Les recommandations du Taskforce on Climate-related Financial Disclosures (TCFD)
• Le cadre <IR>
• Les Objectifs de développement durable (ODD) du Pacte mondial de l’ONU
• Le cadre de gouvernance du Forum économique mondial

Des secteurs particuliers peuvent avoir leurs cadres respectifs, comme le Global Real Estate Sustainability Benchmark (GRESB) pour l’immobilier ou l’Initiative for Responsible Mining Assurance (IRMA) pour l’industrie minière, entre autres.

Si vous faites vos premiers pas dans le monde des déclarations de performance extra-financière, nos spécialistes du développement durable recommandent de commencer avec un cadre comprenant des questions en lien avec votre secteur, comme les normes du SASB.

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3. Votre entreprise est-elle assujettie à des lois sur la divulgation d’information liée aux questions climatiques?

Selon la région, le secteur d’activité et la taille de votre entreprise, vous pouvez être légalement tenu de divulguer vos émissions de carbone et d’autres facteurs ESG.

Voici certains règlements actuels et à venir :

• La Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) de l’Union européenne
• Les règles de divulgation en lien avec le climat de la Security and Exchange Commission des États-Unis
• Les divulgations obligatoires du Royaume-Uni, basées sur les recommandations du TCFD
• Les déclarations obligatoires à l’intention des institutions financières sous réglementation fédérale du Canada
• La Climate Corporate Accountability Act (CCAA) du sénat de la Californie

Selon les autorités réglementaires qui vous régissent, vous pouvez cibler des sujets ESG supplémentaires à surveiller et à inclure dans les rapports.

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4. Quelles sont les données dont vous disposez et celles dont vous avez besoin, et d’où viendront-elles?

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L’objectif du rapport sur le développement durable est de mesurer votre incidence afin de l’améliorer. Pour ce faire, vous avez besoin de données environnementales, sociales et de gouvernance.

Dans certains cas, les paramètres à mesurer définiront la façon de recueillir les données; d’autres fois, ce sont vos données qualitatives et quantitatives sur la durabilité qui détermineront les premiers types d’indicateurs clés de performance que vous suivrez.

En gardant cela à l’esprit, l’une des premières étapes de la production de votre rapport doit consister à faire le point sur les renseignements ESG dont vous disposez, leur provenance, la date à laquelle vos dossiers remontent et les données que vous n’avez pas pu trouver.

Évitez les indicateurs clés de performance préconçus et les déclarations vagues sur l’importance que votre entreprise accorde à la planète : vous cherchez des données quantifiables et objectives à la source.

Par exemple, vos factures de services publics et de gestion des déchets sont une source précieuse et détaillée de données environnementales. Sur le plan social, vous trouverez peut-être des statistiques sur la diversité et la main-d’œuvre dans votre système de gestion de talent ou les rapports de santé et de sécurité. Quant à la gouvernance, les rapports annuels de votre entreprise sont une bonne source d’information qualitative.

Rassemblez toutes les feuilles de calcul, les fichiers PDF et les dossiers que vous trouvez au même endroit, comme un disque partagé ou une plateforme de gestion de données ESG. Si vous exercez vos activités dans plusieurs régions, vous devrez également dresser la liste de tous vos emplacements. Cela vous aidera à définir différents degrés de détails pour vos données.

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5. Qui doit faire partie de votre équipe de développement durable, et qui sera votre responsable ESG?

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Après avoir pris conscience des renseignements que vous avez et de ceux qui manquent, vous pouvez choisir qui en sera responsable.

Les rapports de RSE sont interdisciplinaires par nature. Pour qu’une entreprise devienne vraiment durable, une mentalité de durabilité doit être intégrée à tous les paliers et dans toutes les fonctions.

Pour commencer, vous aurez besoin d’une personne responsable du développement durable minutieuse et organisée pour coordonner la collecte des données et la production de rapports dans l’ensemble des équipes, des emplacements et des divisions. Dans les petites entreprises, ces responsabilités peuvent être partagées par les membres d’un comité interfonctionnel de champions de la durabilité.

Vous aurez également besoin d’une personne de référence de chaque service pour fournir et approuver chaque type de donnée. Par exemple, votre chef des ressources humaines peut être votre expert pour les données en lien avec le talent et la culture, alors que le chef de l’approvisionnement sera responsable des données sur les fournisseurs, les dépenses énergétiques et la gestion des déchets.

Chez Metrio, nous avons mis sur pied un comité pour gérer nos initiatives durables. Nous croyons que c’est une excellente façon d’avoir une vision d’ensemble, de faire participer tout le personnel de l’entreprise et de le garder motivé.

Si aucun membre de votre équipe n’a d’expérience en développement durable, vous pouvez engager un consultant pour vous aider à planifier votre stratégie. En fait, de nombreuses entreprises qui utilisent notre plateforme évolutive de gestion de données et de rapports ESG font appel à des consultants dès le début pour les aider à établir une base et une structure solide.

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6. À quoi ressemblera votre processus de collecte de données ESG?

Une fois que les membres de votre équipe sont choisis, vous voudrez définir un processus de collecte de données pour les aider à collaborer efficacement.

De nombreuses entreprises possèdent de grandes quantités de données dispersées dans différentes équipes et systèmes. Le défi est de les centraliser et de les garder à jour.

Qu’il soit interne ou consultant, votre spécialiste en développement durable aura la tâche difficile, mais essentielle de créer un flux régulier de collecte de données.

Le processus doit mobiliser chaque personne chargée de fournir un type de donnée différent au bon moment. Il doit également être bien défini pour pouvoir le répéter mensuellement, trimestriellement ou annuellement, en fonction de l’étape.

Demandez-vous :

Quelles données seront colligées au sein de l’entreprise et lesquelles nécessiteront de questionner des fournisseurs? La décentralisation et la délégation de la saisie de données ainsi que la proximité au terrain des gens responsables de celle-ci permettent d’augmenter la précision et la quantité des données recueillies.

Vos données seront-elles approuvées par les responsables des emplacements, par le spécialiste en développement durable ou par un membre de l’équipe de haute direction? En général, la personne qui les approuve doit être différente de celle qui les a recueillies. C’est pourquoi notre système de gestion de données peut avoir deux cycles d’approbation. 

Quelle est votre saison habituelle de déclaration? Quand voulez-vous publier votre premier rapport et combien de temps pouvez-vous lui consacrer, de manière réaliste? Nos spécialistes recommandent de laisser une marge importante à votre équipe pendant la première année, alors que les processus ne sont pas encore parfaitement au point.

L’utilisation d’un outil de collecte de données ESG spécialisé peut vous aider à officialiser l’ensemble du processus et le rendre plus efficace.

7. De quels outils de déclaration de performance ESG aurez-vous besoin?

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Les entreprises qui débutent rassemblent souvent leurs données dans plusieurs feuilles de calcul, alors que celles plus expérimentées ont tendance à choisir un outil spécialisé et complet de gestion de performance ESG pour centraliser, analyser et publier leurs données.

Assurez-vous de choisir un logiciel ESG qui vous donne la possibilité de recueillir une quantité illimitée de données primaires. Au lieu de répéter le processus de collecte pour chaque question, vous pouvez transformer les données détaillées en indicateurs de performance ou résultats, conformément aux cadres de déclaration ou aux règlements de divulgation.

Vous aurez besoin d’une piste de vérification pour les auditeurs et d’outils de publication personnalisés pour publier des rapports de qualité pour les investisseurs, ce qui peut conduire à des notations et des classements plus précis.

Vous devriez également rechercher un système avec des flux de travail automatisés, qui permettent de fixer des dates de début et de fin pour les tâches, de programmer des rappels automatiques pour les responsables de la collecte et de l’approbation des données et même d’envoyer des questionnaires aux fournisseurs.

En mettant en place des procédures de collecte régulière de données et en les respectant, la participation des collaborateurs et de l’ensemble de l’entreprise est beaucoup plus facile à obtenir.

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Passer d’une stratégie de déclaration à une stratégie de développement durable

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Après la mise au point du processus de collecte de données ESG et de production de rapports (c.-à-d., après avoir déterminé à qui s’adressent les déclarations, quels aspects de l’entreprise ont le plus besoin d’améliorations, à quelle sorte de données et de ressources vous avez accès et quels indicateurs de performance suivrez-vous), il est temps d’élaborer une stratégie de développement durable à l’échelle de l’entreprise pour mettre en pratique les connaissances tirées de vos données.

Nous vous recommandons de fixer des objectifs concrets, réalistes et mesurables pour chaque indicateur clé de performance. Montrez à vos investisseurs et aux autres parties prenantes que vous progressez, année après année. Votre entreprise pourra alors profiter d’un solide avantage concurrentiel et, plus important encore, créer de la valeur pour toutes les personnes concernées.

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